ProgramHRování - váš HR průvodce světem IT

Jak na příjemné ukončení pracovního poměru s Martinou Mikeskovou (Soulmio)

March 22, 2023 Šárka Kousalová & Vojtěch Mádr
ProgramHRování - váš HR průvodce světem IT
Jak na příjemné ukončení pracovního poměru s Martinou Mikeskovou (Soulmio)
Show Notes Transcript

Martina Mikesková působí jako psycholog a psychoterapeut ve společnosti Soulmio, mimo jiné se zaměřuje na problematiku příjemného ukončení pracovního poměru. Tato epizoda navazuje na rozhovor s Jakubem Málkem. 

Co se dozvíte v této epizodě:
1. Jak připravit příjemný offboarding z pohledu zaměstnavatele
2. Jak ustát offboarding z pohledu zaměstnance
3. Jak můžu jako HRista ošetřit sebe sama


Kde se s námi můžete propojit?
https://www.linkedin.com/in/martinamikeskovapsycholog/ (Martina)
https://www.linkedin.com/in/šárka-kousalová/ (Šárka)
https://www.linkedin.com/in/madrvojtech/ (Vojta)

https://www.linkedin.com/company/programhrovani
https://www.instagram.com/programhrovani/

Přejeme příjemný poslech a budeme se těšit na vaše nápady, návrhy či tipy koho byste v podcastu rádi slyšeli na: info@programhrovani.cz

Intro song od : Double Cherry Pass od Nintendo Beats | https://soundcloud.com/nintendobeats/double-cherry-pass licencovaný pod
Creative Commons Attribution 3.0 Unported (CC BY 3.0)
https://creativecommons.org/licenses/by/3.0/

Support the show

Vojta: Dnešním hostem je Martina Mikesková. Ahoj Marti.

Martina: Ahoj Vojto.

Vojta: Můžeš se nám představit?

Martina: Velmi stručně bych se představila. Jsem psycholog a psychoterapeut s více než 12 lety praxe v této oblasti. Zabývám se nejen HR tématy, ale také poskytuji individuální psychoterapii.

Šárka: Děkuji za představení. Pro posluchače bych ráda dodala, že tento díl navazuje na předchozí epizodu s Jakubem Málkem, kde jsme se zaměřili na právní aspekty offboardingu. Dnes se zaměříme na to, jak může být offboarding příjemný pro zaměstnance a zamezit nepříjemným situacím. Začneme tedy otázkou pro Martinu: Jak by podle tebe měl vypadat offboarding z pohledu zaměstnavatele?

Martina: Offboarding je součástí širšího kontextu zaměstnaneckého životního cyklu - vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Při správném offboardingu se totiž nemusíme pouze rozloučit se zaměstnancem, ale můžeme také zhodnotit jeho přínos pro firmu, získat zpětnou vazbu a poskytnout mu podporu a návod na další kariéru. A co se týče toho "příjemného" aspektu, souhlasím, že offboarding může být stresující pro obě strany a je důležité minimalizovat rizika a zajistit co nejhladší průběh procesu.

Šárka: Takže, představme si, že jsem zaměstnavatel a chci někoho propustit. Jak mohu nastavit vhodné prostředí pro toto setkání? Kdo by měl být přítomen během offboardingu a jak vlastně postupovat?

Martina: Teď se bavíme o tom, že je důležité mít plán a že to není něco, co lze udělat přes noc. Obvykle to vyžaduje nějaké rozhodnutí a může se stát, že je potřeba se s někým rozloučit, ale neznamená to, že ho chceme propustit. Někdy je nutné ukončit pracovní poměr a v takových situacích jsou emoce velmi důležité. Je třeba si být vědom těchto emocí, protože to nám pomůže lépe se s nimi vypořádat a vést rozhovor na vyšší úrovni.

Existuje také technická stránka věci, kterou bychom neměli podceňovat. Je důležité naplánovat místo a čas pro setkání. Měli bychom si připravit klidnou místnost, kde můžeme mluvit soukromě a bez rušení. Je důležité zvážit i teplotu v místnosti a vypnout telefon, aby nás nikdo nerušil. Je dobré mít připravenou vodu nebo čaj na pití a být opatrní s délkou schůzky, přičemž je lepší mít na ni více času, než je potřeba. Tyto technické prvky jsou důležité a čerpají z nich i psychoterapeuti.

Můžeme se také zamyslet nad tím, kdo by měl být přítomen při procesu rozloučení se se zaměstnancem. Tuto otázku často řešíme se zaměstnavateli, teamleadery  a pracovníky v HR. Pokud plánujeme tento proces, je důležité zvážit, kdo by tam měl být. Pokusím se tuto otázku položit vám a nechte si chvíli čas, abyste nad ní přemýšleli. Představte si, že jste v pozici osoby, která se loučí se zaměstnavatelem. Kdo by měl být přítomen, aby jste se cítili dobře? HR manažerka si klade tuto otázku a zvažuje, zda by měl být přítomen váš přímý nadřízený, tedy osoba, která vás nabrala a přebírala vaši práci a poskytovala vám zpětnou vazbu. Tato osoba má větší šanci vysvětlit své rozhodnutí a může být vnímána jako otevřená a upřímná. Když máme v týmu odchodovou vlnu a najímáme nového zaměstnance, je důležité si uvědomit, že se všichni musí rozloučit a zůstat v pohodě s těmi, kteří zůstanou. Takže tolik k otázce, kdo by měl být přítomen.

Vojta: Můžu se ještě zeptat ohledně prostředí? V dnešní době máme hodně firem, které pracují v režimu remote-first. Jak by se to řešilo v tomto kontextu? Může být například setkání v kavárně nebo je třeba řešit to online, pokud není možnost se s člověkem spojit jinak?

Martina: V případě, že firma funguje v remote-first režimu, tak jsou zaměstnanci na takové situace zvyklí, takže pro ně není nic nového. Proces rozloučení může proběhnout i online a je to pro ně přijatelné. Pokud ale firma kombinuje homeoffice s prací v kanceláři a najednou se musíme spojit jen online, mohlo by to být vnímáno jako neúctyhodné chování. Tento přístup by mohl signalizovat nedostatek úcty k osobnosti.

Osobně bych kavárnu určitě nevolila, protože tam je často špatně slyšet, může tam být rušivý element, což by mohlo ovlivnit celý proces rozloučení. Když předáváme zpětnou vazbu nebo nasloucháme té druhé straně, je důležité, abychom měli soukromí a klid. Potřebujeme vědět, že jsme tam jen my dva nebo maximálně tři a že jsme v prostředí, které tomuto procesu náleží.

Šárka: Máš nějaké rady, jak reagovat, když se zaměstnanec rozčiluje nebo nechce si přiznat, že bude propuštěn?

Martina: Pokud mohu poradit, v takové situaci je důležité si uvědomit, že zaměstnanec se může rozčilovat kvůli strachu z nejistoty, například ohledně financí a rodiny, a že je to pochopitelná reakce. Je důležité to respektovat a nebagatelizovat.

Můžeme mu poskytnout podporu a být s ním, ale zároveň je nutné být obezřetní a připravení na případnou agresivitu. Pokud jsme měli v minulosti s daným zaměstnancem problémy, je lepší se na to připravit a být v blízkosti dveří nebo informovat další kolegy. V takové situaci bych doporučila konzultaci s odborníkem v oblasti HR. Můžeme situaci pojmenovat, vysvětlit důvody a být připraveni na všechny možnosti.

Je důležité se ptát, co daného zaměstnance trápí a co můžeme udělat, aby se situace uklidnila. Zde se může hodit psychoterapeutický přístup a soustředit se na analýzu situace. Je to těžká situace, ale můžeme ji zvládnout kultivovaným rozhovorem.

Vojta: Jak zvolit vhodný den pro toto sdělení, například je nějaký den, který je vhodnější než jiný?

Martina: Asi všichni známe státní svátky, také bychom se měli vyhnout dnům jako Valentýn. Je dobré zjistit si datum narození a svátek osoby, což nám pomůže lépe se vcítit do situace. Dále je důležité zvolit vhodný den v týdnu, aby dotyčný měl čas se postarat o sebe v případě šokujících emocí. Osobně bych zvolila pátek, den ke konci týdne, protože dotyčný bude mít čas kontaktovat své blízké a promyslet si situaci. Navíc mu dáváme dva dny na zvážení, aby se nemusel rozhodovat pod tlakem. Po sdělení informace může projít situaci v hlavě a konzultovat ji s blízkými, včetně právníka, pokud je to potřeba. Poté se může v pondělí vrátit s návrhem, jak by si představoval svůj odchod. Můžeme mu nabídnout i dobu odchodu. Je to zodpovědný a ohleduplný přístup k situaci.

Šárka: Kuba Málek řekl, že zaměstnanec může přivést někoho na schůzku, aby dokázal, že na něj nebyl vyvíjen nátlak. Co si myslíš o tomto nápadu z psychologického hlediska?

Martina: Podle mého názoru by síly měly být vyrovnány. Je to asymetrická pozice, protože zaměstnavatel rozhoduje a sděluje své rozhodnutí. Jeden z důvodů, proč by měla být třetí osoba na schůzce, je to, aby zaměstnanec nebyl v emocích a dokázal udělat pro sebe správné rozhodnutí. To má velký význam pro HR nebo teamleadera, kteří jsou zapojeni do procesu rozhodování a budou s ním muset pracovat. Tím, že nabídnou zaměstnanci maximální komfort a vyzvou ho k tomu, aby si přivedl někoho s sebou, mu ukážou, že se o něj skutečně zajímají. Na druhé straně jsou případy, kdy jsou lidé zavřeni do temné místnosti a nikdo jim nepomůže. To je extrémní případ, který by neměl být tolerován.

Šárka: Myslíš si, že k udržení dobrých vztahů se zaměstnanci, kteří odcházejí, je dobré nabídnout pomoc při hledání nové práce nebo psychologickou podporu?

Martina: Myslím si, že to by mělo být přirozenou součástí procesu rozchodu. Když řekneme zaměstnanci, že ukončujeme spolupráci, měli bychom mu sdělit důvody a nabídnout mu pomoc při hledání nové práce. Pokud cítíme, že je to vhodné, můžeme mu poskytnout reference a pomoci mu připravit životopis. Důležitá je i psychologická podpora - řekneme mu, že jsme tady pro něj, pokud budou potřebovat nějakou radu nebo se budou chtít vrátit k této situaci později.

Některé firmy dokonce poskytují psychoterapeutickou podporu nebo spojí zaměstnance s organizacemi, které jim mohou pomoci najít novou práci. To všechno znamená, že se s nimi loučíme, ale zároveň se snažíme jim pomoci najít si novou práci a podpořit je v této náročné situaci.

Šárka: Mě napadá, že stále mluvíš o psychoterapeutické nebo psychologické pomoci. Může se stát, že ten psychoterapeut nebo psycholog přijde na offboarding, nebo se jejich práce začíná až po konzultaci?

Martina: Podle mého názoru by to měla být jedna z možností, ale když si představím, že kdybych se s někým loučila a přišel by tam psychoterapeut, ptala bych se sama sebe, proč tam je. Ale pokud by při offboardingu byla třetí osoba, měli bychom vysvětlit, co je její úkolem.

Myslím si, že je dostatečné nabídnout kontakt a seznam osob, na které se dotyčný může obrátit. Pro zaměstnance může být velmi důležité, aby si mohl sám vybrat z několika osob, které může požádat o pomoc. Aby se cítil v bezpečí, avšak nelze to nikomu nutit.

Vojta: Tak já bych na to navázal. Pokud nastane situace, že mi byla dána výpověď, jak bych měl takovou situaci zpracovat? Jak se mám připravit, aby to psychicky i jinými způsoby nebylo tak náročné, jak se připravit na následující pondělí?

Martina: K tomu mě napadá, že zaměstnanci často tuší situaci, ve které se nacházejí, dlouho před tím, než se jim to oznámí. Poměrně často se setkávám s tím, že v různých firmách existuje sdílený kalendář, kde lidé monitorují potenciální nové uchazeče na jejich pozici. To není zrovna pozitivní jev, ale děje se to a lidé o této situaci přemýšlí. Pokud zaměstnavatel dobře vede své zaměstnance, měli by být průběžně informováni a dostávat zpětnou vazbu, takže by o oznámení výpovědi neměli být překvapeni. Nicméně, tato informace by neměla přijít jako blesk z čistého nebe. Takže bych potvrdila hypotézu, že zaměstnanec to může tušit a zároveň být si vědom obchodních výsledků firmy. Pokud tedy zaměstnanec tuší, že bude nějaké setkání, může se na situaci připravit. Může se zeptat na konkrétní podmínky, za jakých by mohlo k výpovědi dojít, jestli už si může hledat jinou práci a podobně.

Když už dostanou zaměstnanci samotnou informaci o výpovědi, může to být pro ně velký šok. Můžou být vzteklí a současně mít pocit úlevy, že konečně ví, na čem jsou. V takové situaci může být důležité, aby se zaměstnanec necítil zahnán do kouta, ale aby se snažil co nejdříve vypracovat plán, jak dál. Může si dát dva dny na rozmyšlenou, potkat se s přáteli, jít si zaběhat nebo si jinak vyčistit hlavu. Po uklidnění může přijít s konkrétním plánem, jak se s tímto novým faktem vypořádat.

Důležitou součástí plánu může být i to, jak bude celá situace komunikována v rámci týmu. Co si přeje zaměstnanec, toto by mělo jednoznačně řešit HR, mělo by zaměstnanci nabídnout různé alternativy, kdo a co bude o této situaci sděleno. Vše je ale na individuální domluvě.

Vojta: Mě napadá jedna otázka. Co když čekám už delší dobu a cítím se ve velkém stresu? Nevím, jestli to může přijít nebo ne. A poté, když se to dozvím, tak se bojím chodit na pohovory a hledat nové příležitosti. Máš nějaký tip, co s tím dělat?

Martina: To se může stát. Popisuješ podstatu té situace, což je ztrátová situace, kdy se cítíme odmítnuti. Zejména v případech, kdy jsme už zažili odmítnutí v minulosti, například v dětství nebo v kolektivu. Taková situace dalšího odmítnutí nás může hluboce zasáhnout a zhoršit naše sebevědomí.

Je důležité dát si čas na rozmyšlenou a vydýchat se. Je možné, že budeme mít silné emoce. Ideální je využít nabídky osvíceného zaměstnavatele, který nám může pomoci sepsat životopis. Tuto službu může poskytnout i psycholog nebo psychoterapeut, kteří nám pomohou pojmenovat naše silné stránky a najít nové kariérní možnosti. Součástí může být i odpočinek a zmapování našich talentů.

Je důležité dobře se připravit na proces rozloučení se zaměstnáním. Můžeme si uvědomit, co jsme v práci dělali dobře, což může být povzbuzující. Je možné mluvit se zaměstnavatelem, podřízenými nebo členy týmu a říct jim, co jsme si u nich všimli a co bychom chtěli dělat v budoucnu. Můžeme také získat kontakty a najít si nové příležitosti. Důležité je nepodceňovat podporu od ostatních a nezůstat s tímto pocitem sám.

Šárka: Takže na tom setkání bychom měli získat nějakou zpětnou vazbu. Ideálně bychom měli identifikovat silné stránky zaměstnance a nabídnout pomoc. Poté bychom mohli pokračovat dalšími kroky např. konzultace, reference, atd.

Martina: Přesně tak. Když to takhle slyším, tak si modeluji situaci a je v pořádku, když si ten postup napíšeme. Jedná se o krizovou, náročnou a nepříjemnou situaci. Je profesionální mít strukturu v tom setkání a vědět, co chceme sdělit a nabídnout. Můžeme zde sdělit rozhodnutí a možnosti, jak se v této situaci pohybovat. Nabídnout právníka, vypíchnout silné stránky zaměstnance a popsání procesu, jak jsme k tomuto rozhodnutí došli. Stačí to stručně, nemusíme jít do detailu. Nabídnout prostor pro dotazy, aby se zaměstnanec mohl zeptat na důležité věci. Pokud bude chtít nějakou informaci, můžeme mu ji zprostředkovat. Poté můžeme nabídnout pomoc s hledáním nové práce a odbornou podporu.

Šárka: Přišlo mi, že v posledních měsících bylo zvláště výrazné, že s hromadnými propouštěními, zejména ve velkých firmách, se zaměstnanci často potýkali s nejistotou a nedostatkem informací ohledně toho, kdo bude následující na řadě. V důsledku toho se často cítili nejistí, smutní a měli obavy ohledně své budoucnosti. Jak bychom mohli řešit tuto situaci? Jak bychom mohli efektivně komunikovat se zaměstnanci, kteří zůstali?

Martina: Řešení této situace je součástí komplexního plánu, který zahrnuje nejen domluvu mezi HR a konkrétním teamleaderem, ale také zapojení celého managementu. Tento plán je strukturovaný jako krizový plán, s posloupností kroků a zahrnuje péči o ty, kteří zůstali v práci. Součástí toho plánu je práce s jejich pocitem bezpečí a loajality k firmě. Když komunikujeme s někým o jeho odchodu, snažíme se dohodnout i to, jak bude tato informace dále sdělována, aby se zachovala loajalita mezi týmovými kolegy. Pokud dojde ke hromadnému odchodu, může to otřást pocitem bezpečí. Avšak můžeme tento pocit bezpečí budovat, aby se zamezilo hromadnému odchodu a udržela se loajalita mezi zaměstnanci.

První věcí, kterou musíme udělat, je pravidelně se setkávat a vidět se s těmi zaměstnanci, kteří zůstali, i když jsme na dálku. Musíme vytvořit prostor pro diskusi o této situaci a nevyhýbat se problémům a doufat, že se to samo vyřeší. Otevřený přístup v této situaci může pomoci těm zaměstnancům, kteří zůstali, cítit se více bezpečně a snížit jejich nejistotu. Musíme být transparentní o našich rozhodnutích a nabídnout zaměstnancům možnost hovořit o tom, co potřebují, aby se cítili více podporováni. Pokud se nebudou cítit bezpečně, mohou odejít a hrozí nám ztráta talentovaných lidí v naší firmě.

Pokud se s někým rozloučíme a nedostaneme informace o tom, co se stalo, můžeme si myslet, že nemáme problém. Nicméně, musíme si uvědomit, že tuto situaci bychom mohli v budoucnu zažít sami. Pokud bychom nedostali žádné vysvětlení a nebyli bychom informováni o situaci, mohli bychom být v podobné situaci. Proto bychom měli pracovat na vytvoření důvěryhodné a otevřené pracovní kultury, ve které se budeme moci cítit bezpečně a důvěřovat si navzájem.

Šárka: Myslíš, že by bylo užitečné vysvětlit zbylým členům týmu, proč byl ten daný člen týmu propuštěn? Pokud to není tajné, mohlo by to pomoci zbylým členům týmu lépe pochopit situaci.

Martina: Myslím si, že každý tým je individuální a bude to různé, když se s někým loučíme. Pokud je to trablemaker, tak tým ví, že toto rozhodnutí bylo kvalifikované a je to pochopitelné. Já jako teamleader jsem zodpovědný za fungování týmu a chráním ostatní členy před narušením dynamiky týmu. Pokud jsme se tedy rozhodli, že musí odejít někdo, kdo neplnil své pracovní povinnosti, potom je to oprávněné a není třeba se tolik vysvětlovat. Pokud by členové týmu přesto chtěli vědět více, mohli bychom jim jen říct, co jsme se dohodli s tím propuštěným členem.

Vojta: Tak jsme si povídali o tom, jak se připravit na roli zaměstnavatele a zaměstnance, ale co když se ocitnu v roli toho, kdo musí někoho propustit? Jak se s tím psychicky vypořádat, abych to ustál?

Martina: Pokud to se mnou pohne, je to možné brát jako signál lidskosti a je to v pořádku. Pokud mi je jedno, že se s někým takhle loučím, pak bych mohla být považována za sociopata, kterého tyto otázky netrápí. Je zcela přirozené, že tato situace není příjemná a že nám způsobuje emoční reakce. Lidé v oblasti HR mají často rozvinutou empatii, díky níž jsou v této práci úspěšní. Mají cit pro lidi, umí o ně pečovat a přirozeně se jim nelíbí, když musí někoho propustit. Tato situace může být spojena s jejich vlastními negativními zkušenostmi, kdy byli třeba odmítnuti nebo nemohli situaci korigovat. Proces sebeošetření spočívá v dodržování profesionální etiky a stanovení jasných hranic. Měli bychom se držet své role jako vykonavatelů rozhodnutí, ale nepokoušet se přesvědčovat propouštěného, aby se rozhodl jinak. Pocitům viny nám může pomoct zabránit fakt, že jsme udělali všechno, co jsme mohli a zároveň jsme tu situaci řešili co nejcitlivěji.

Předtím, než se vrátíme k té situaci plošného propouštění, je důležité si uvědomit, že častěji se tato situace rozloučení opakuje, tím více bychom měli o sebe pečovat. Když mám za sebou dva nebo tři nepříjemné rozhovory v průběhu dne, vím, že potřebuji večer zasportovat, mít volnější víkend a nějak se o sebe postarat. Toto jsou osvědčené způsoby, jak se starat o sebe.

Kromě toho, mám plán, který jsem konzultovala s někým jiným, a snažím se ho dodržovat. Mám kolegy a kolegyně v práci, s nimiž se mohu poradit, stejně jako nezávislého psychologa, který mi může pomoci s plánováním. Toto mi pomáhá eliminovat rizika a zachovat se profesionálně.

Zlatým pravidlem je být si vědom svých hranic a nepřekračovat je. Je důležité nedělat věci, které nám nejsou příjemné, a snažit se s těžkými emocemi ustát situaci. Někdy může být těžké slyšet negativní komentáře, ale je důležité si uvědomit, že v životě mohou nastat podobné situace a my je utváříme svým jednáním. Proto je důležité jednat profesionálně a zachovat respekt a empatii i v těžkých situacích.

Šárka: Martino, chtěla bych ti moc poděkovat za toto zajímavé povídání, které je velmi užitečné nejen v dnešní době. Určitě na tebe v popisku epizody zanecháme odkaz, aby si posluchači mohli přečíst více a pokud by měli nějaké další dotazy, mohli se na tebe obrátit.

Martina: Děkuji za pozvání, Šárko a Vojto. Téma offboardingu je nové a může vyvolávat mnoho nejistot, ale je důležité se nevyhýbat těmto pocitům a věřit, že na ně nejsme sami. Díky za to, že jsem se mohla na chvíli věnovat tomuto aktuálnímu tématu.

Vojta: Skvělé, děkujeme.